És impossible imaginar cap oficina moderna d’una empresa sense una petita central telefònica. Al cap i a la fi, aquest dispositiu s’encarrega d’organitzar comunicacions internes d’alta qualitat i l’ús racional de les línies telefòniques de la ciutat. Avui, la lluita entre els oficinistes pel dret a trucar des de l'únic número disponible és cosa del passat. Avui en dia, aquest problema es resol mitjançant les línies externes i internes. No cal augmentar el número de telèfons fixos. Com triar un PBX per a l’oficina i com instal·lar-lo? Trobareu respostes a aquestes i altres preguntes en aquest article.
Què és un PBX?
Office PBX és una petita centraleta telefònica automàtica. Està dissenyat per donar servei a un nombre reduït de números de ciutats. Amb un dispositiu d'aquest tipus, l'empresa es pot permetre el luxe de no assignar una línia per separat a cada número que s'utilitzi. Això condueix a reduir els costos de trucada.
PBX concentra la càrrega sobre la línia. Degut al fet que cadascun d'ells s'utilitza de manera més intensa, l'empresa pot rebutjar part dels números fixos o assegurar el funcionament normal de l'empresa si hi ha dèficit.
El principi de funcionament de centrals telefòniques mini-automàtiques per a una oficina és similar al treball de les estacions multicanal on treballen els operadors de comunicació telefònica. La diferència només està en el nombre d'habitacions. Per a una instal·lació d'oficina, aquest nombre és molt menor. A més, el mini-ATS es caracteritza per un desglossament de les línies internes i externes.
Com triar un PBX per a l’oficina? Més informació sobre això a continuació.
Com triar una centraleta d’oficina?
Per tal de prendre la decisió correcta quan es compra una centraleta, cal decidir les dades d’entrada i indicar els criteris desitjats.
L’entrada fa referència al nombre de línies fixes disponibles i al nombre desitjat d’extensions de treball. La distribució estàndard és la següent: cada línia de ciutat correspon a 3-4 nacionals. En qualsevol cas, a l'hora de determinar el nombre d'habitacions, es recomana consultar amb un especialista per instal·lar un PBX per a l'oficina. La menor capacitat d’aquest dispositiu són 3 línies fixes i 8 subscriptors interns.
Cal aclarir si després de la instal·lació de l’oficina PBX quedaran canals externs i interns gratuïts. Aquest estoc no hauria de ser gran, però amb una absència completa en un futur proper, poden sorgir diversos problemes. No hem d’oblidar-nos de les línies internes de faxos i mòdems.
També hauria de decidir el fabricant. Les empreses més populars que produeixen PBX per a l’oficina són Panasonic i LG.
Hi ha diversos problemes importants que només cal discutir amb un especialista en connexions PBX:
- la presència d’un adaptador integrat per connectar bateries d’energia ininterrompuda;
- la necessitat d’un connector per a un equip que condueix protocols de negociació;
- la possibilitat d’establir el mode de distribució de càrrega de manera uniforme a cadascuna de les línies de la ciutat.
Ara ja sabeu triar un PBX per a l’oficina. Ha arribat el moment d’aprendre més sobre les funcions principals d’aquest dispositiu.
Les funcions principals que estan equipades amb una centraleta
Office PBX té les funcions principals següents:
- Reenviament de trucades Aquesta funció és la més popular, independentment del tipus d’activitat de l’empresa. Permet redirigir una trucada entrant a un fax o a un empleat específic de l'empresa. Per fer-ho, només cal marcar el número d'extensió adequat al telèfon del sistema i penjar-lo. La festa exterior sentirà la melodia fins que no s’estableixi una nova connexió. Si no hi ha un empleat específic o la seva línia està ocupada, la trucada externa es retornarà al telèfon del sistema.
- "Intercepció" d'una trucada. Aquesta funció és necessària en el cas que un dels empleats es dirigís a un altre escriptori i en aquell moment el seu telèfon sonés. PBX per a l’oficina permet a aquest empleat rebre la trucada fins i tot movent-se pel perímetre. Per això, l’empleat haurà de marcar una combinació de números determinada en qualsevol dels dispositius.
- Rebre una trucada durant una trucada. Si arriba una trucada paral·lela durant una trucada, es notarà un cert senyal al telèfon. Escrivint un codi senzill, podeu respondre a aquesta trucada.
- Ordre de connexió. En cas d’intents infructuosos d’arribar a un número de línia fixa que està ocupat constantment, heu de marcar un codi especial. El PBX us avisarà que s’ha alliberat la línia requerida i que la connexió s’establirà automàticament.
- "Segueix-me". Aquesta funció permet redirigir cap a qualsevol dels números interns del perímetre de l’oficina. Així, pot ser que l’empleat no estigui al lloc de treball, però totes les seves trucades seran acceptades per ell.
- Conferència. Aquesta funció permet connectar un o més participants addicionals a una conversa telefònica. Els participants a la conferència poden ser subscriptors interns i externs.
- Connexió amb la conversa. Gràcies a aquesta funció, el gestor pot connectar-se en qualsevol moment amb qualsevol dels seus subordinats, fins i tot si es realitza una conversa telefònica en aquest moment. Només un subscriptor amb un nivell de prioritat adequat es pot connectar a la conversa. Aquest procés va acompanyat d’un senyal sonor. S'assignen nivells de prioritat corresponents durant la instal·lació i la configuració del PBX.
Funcions addicionals de PBX
A més de les funcions bàsiques que tenen les PBX d’oficina de manera predeterminada, hi ha diverses funcions addicionals útils en un cas concret. Alguns d’ells es descriuen a continuació.
Si la recepcionista està ocupada al telèfon del sistema, es pot fer una trucada en línia. L’abonat extern no sentirà un pit, sinó un missatge de veu que podeu crear tu mateix. Pot ser un missatge publicitari o una simple sol·licitud per mantenir-se en línia.
Una altra opció per alleujar una mica el secretari és donar el dret als subscriptors externs a marcar pel seu compte el número intern necessari d’un determinat empleat.
La possibilitat d'utilitzar processadors de veu us permet equipar cada extensió amb un contestador automàtic. A més, aquest missatge de veu permet processar trucades entrants sense implicar operadors.
Per determinar quin dels empleats va realitzar les trucades de llarga distància o internacionals, és possible emetre un codi personal a cadascun dels empleats, mitjançant el qual una persona podrà utilitzar la comunicació de llarga distància. Si l’empleat no té un conjunt especial de números, no podrà trucar a la línia de peatge.
A continuació, es descriuen els tipus de PBX d’oficina estàndard i moderns.
PBX analògic
Els PBX analògics es poden utilitzar quan el nombre d'abonats interns no sigui superior a cinquanta i no s'imposen requisits elevats a la funcionalitat de la xarxa telefònica.
Aquest equipament transforma el discurs en un senyal elèctric polsat o continu, l'amplitud del qual varia. Fins a la data, els mini PBX analògics són capaços de servir fins a 46 ports.
L’avantatge principal d’aquest equipament és un cost inferior en comparació amb els digitals amb els mateixos indicadors de capacitat. El desavantatge dels PBX analògics és un nombre reduït de funcions de servei.
PBX digital
Les centraletes digitals de servei poden servir més de 50 ports. Aquest equipament converteix la parla en corrents de pols binaris mitjançant una tècnica de modulació del codi de polsos.
Els PBX digitals tenen un cost més gran que els analògics. Però gràcies a això, aquest dispositiu té un gran nombre de funcions de servei. A més, aquestes instal·lacions són molt més fàcils d’instal·lar a les oficines.
PBX sense fils
Les centraletes sense fil per a l’oficina ofereixen mobilitat per als empleats i no necessiten cablejat. Quan es fa servir aquest dispositiu, els treballadors disposen de telèfons sense fils amb els quals es poden moure per tot el perímetre.
A diferència del mòbil, la connexió sense fils és gratuïta. La capacitat d'aquestes mini-automàtiques telefòniques es pot augmentar sense cap problema. El funcionament d’aquesta connexió no requereix permisos.
A diferència dels telèfons amb cable, les ràdios estan protegides de l'escolta i de la connexió encoberta. La qualitat del so quan s’utilitza un PBX sense fil es caracteritza per ser alta.
PBX virtual
El PBX virtual per a l’oficina és un producte d’última tecnologia. Està situat al servidor de l’operador d’Internet, no requereix la compra d’equips addicionals i funciona a partir de la xarxa disponible a l’oficina.
Quan s'utilitza aquest equipament, els costos de comunicació es redueixen al mínim. Si és necessari, l’expansió de la capacitat d’aquest PBX es duu a terme molt ràpidament.
Si l’oficina ha canviat d’ubicació, no cal canviar els números de telèfon disponibles. Tampoc és necessari trucar als especialistes per instal·lar i connectar una PBX, tot el control es realitza a través d'Internet.
PBX mitjançant GSM
El mini PBX GSM per a oficina està dissenyat per organitzar comunicacions telefòniques en aquells llocs on no hi ha possibilitat de línia regular, però hi ha un senyal d’un operador de telefonia mòbil.
La passarel·la GSM ajuda a augmentar el nombre de línies externes, alhora que ofereix costos d'oficina reduïts per a comunicacions mòbils. La seva instal·lació és possible a qualsevol edifici, ciutat o país on estarà disponible la vostra xarxa IP. Un mini PBX per a una oficina que utilitzi aquest equipament proporciona la possibilitat de realitzar el màxim de trucades mòbils possibles mitjançant un Internet o una tarifa corporativa quan estan per sota del cost normal de les trucades.
Instal·lació d’oficina PBX
La instal·lació de PBX per a l’oficina inclou disseny i configuració. Escoltant l’opinió d’un especialista en connectar aquest equip, heu de determinar les opcions més rellevants per a vosaltres i la capacitat necessària de la central telefònica.
La següent etapa de la instal·lació és la instal·lació d’equips. Normalment es troba dins d’un armari especial. Després de connectar ports externs i interns, tots els cables es creuen i es marquen i es realitza el procés de prova inicial del sistema.
El següent pas és la programació i configuració del PBX. Aquest procés és purament individual per a un client determinat, perquè els desitjos i requisits de cadascun són diferents.
Si les oficines de la companyia es troben en diversos edificis, cada un d’ells hauria d’establir el seu propi PBX, que es comunicarà entre ells mitjançant un maleter digital o analògic. Normalment s’utilitza un telèfon del sistema instal·lat amb el secretari. Els empleats restants haurien de disposar d’aparells convencionals. Si resulta necessari subministrar a tots els empleats telèfons del sistema, caldrà adquirir plaques addicionals de sistema per PBX, cosa que comportarà costos addicionals.
