Els mitjans de comunicació són la forma més segura i ràpida de difondre informació. L’única pregunta és com atraure l’atenció dels periodistes omnipotents sobre l’empresa, producte o servei anunciat. Hi ha diverses maneres, entre les quals és habitual el fenomen d’una gira de premsa. Aquest és un dels trucs més eficaços que aporta bons resultats.
Tour de premsa: vacances pagades per a un periodista
Moltes empreses i empreses amb finalitats publicitàries organitzen esdeveniments per a diversos mitjans de comunicació. Un tour de premsa és un viatge organitzat per a periodistes, durant el qual coneixen les característiques de la producció. Un element important d’un esdeveniment d’aquest tipus és la presència d’una ocasió informativa, alguna cosa nova i inusual, que pot atraure l’atenció dels mitjans.
Qui paga tot això?
Normalment aquest esdeveniment paga íntegrament l’empresa organitzadora. De vegades, la redacció reemborsa part del cost, per exemple, si considera que la participació en el viatge proporcionarà informació útil. Un tour de premsa pels periodistes és una bona oportunitat per ampliar els seus horitzons professionals, obtenir informació nova i interessant, així com relaxar-se i socialitzar-se en un entorn informal, fer de nous coneguts.
Per què gastar diners i pagar unes vacances als periodistes?
Organitzant gires d’estudi per a la premsa, les empreses tenen tasques específiques. Entre els objectius principals de la gira de premsa es troben els següents:
- Empresa publicitària: per mostrar al públic en general el treball de l'empresa des de dins. Això permet no només promoure l’empresa, sinó també augmentar la confiança dels possibles consumidors.
- Demostració d’innovacions: conèixer el públic amb les característiques d’un producte nou o tecnologies més avançades.
- La resposta als mitjans de comunicació: al final de la gira de premsa, els organitzadors esperen la publicació de periodistes en què parlen sobre el nou producte i descriuen les seves impressions del viatge. Per descomptat, aquestes ressenyes no sempre són positives. És per això que s’ha d’abordar amb molta cura l’organització d’una gira de premsa pels mitjans de comunicació.
Varietats de promoció
La visita de premsa es pot dividir en els següents tipus:
- Jornades de portes obertes, generalment concertades per empreses i empreses prou tancades. Es poden dur a terme amb una certa periodicitat (per exemple, cada any al mateix temps) i es poden vincular a innovacions específiques (equipaments nous, personal, tecnologies millorades). Els dies de portes obertes duren un o diversos dies, tot depèn de l'escala de l'organització i del nombre de visitants. La seva estructura és bàsicament la mateixa: en la primera part oficial, els clients es diuen sobre les característiques de l'empresa. La segona part conté una excursió on els visitants poden veure amb els seus propis ulls la feina i els èxits especials de l'empresa.
- Visita al lloc: aquest tipus de visites de premsa s’organitzen directament per a periodistes. Per a les noves empreses, és una oportunitat fantàstica per expressar-se a la premsa, per informar al públic sobre la seva existència.
- Viatjar és potser el tipus més agradable de recorregut de premsa per als periodistes. Molt sovint les empreses organitzen caminades d’un dia o més llargues per aigua o per terra. Un ambient relaxat i emocions positives estableixen relacions amistoses entre els organitzadors i la premsa, cosa que contribueix a fer comentaris i ressenyes positives.
Qui organitza gires de premsa?
Un tour de premsa és principalment un esdeveniment publicitari. És molt important tenir en compte tots els matisos i els més petits detalls, perquè una petita supervisió pot minar significativament la reputació d’una organització. Per descomptat, algunes empreses culpen l'organització de la gira de premsa sobre els seus empleats. Altres contracten especialistes en aquesta àrea: empleats del servei de PR. La seva tasca no és només organitzar competentment una gira de premsa, sinó també acompanyar els periodistes tot el temps.
Com aconseguir que una gira de premsa tingui èxit?
L’organització d’un tour de premsa és un procés intensiu en mà d’obra que requereix una preparació prèvia acurada. Tot això és important aquí, tot s’hauria de pensar clarament amb antelació, fins i tot es preveuen les situacions més imprevistes. Cal crear condicions en què els periodistes se sentin còmodes i lliures, ja que de les seves impressions depèn si la revisió de l’empresa serà bona o dolenta. Per això, la tasca dels organitzadors no només és crear una impressió agradable de l'empresa, sinó també satisfer les necessitats i desitjos dels mitjans de comunicació. Tot això s’ha de tenir en compte a l’hora de planificar un esdeveniment.
Etapes de l’organització d’una gira de premsa
Són les següents:
- Configuració de tasques específiques que cal abordar durant la gira de premsa.
- Seleccioneu un tipus específic de gira de premsa.
- La redacció correcta de la notícia.
- Preparació adequada d’un comunicat de premsa: un material que conté tota la informació sobre l’empresa i les seves activitats.
- Determinació amb el lloc de l’esdeveniment i el seu disseny. Si la gira de premsa se celebra a l'empresa, heu de tenir cura de la seguretat i neteja dels equips, així com del compliment de diverses normes i normes. El personal hauria de tenir una forma de treball neta, hauria d'estar preparat per a possibles preguntes dels periodistes. En cas de realitzar una conferència, cal dotar la sala de tot el necessari per a una comunicació productiva entre els organitzadors i el personal editorial.
- Triar el lloc adequat per allotjar periodistes: els clients han de romandre en condicions còmodes, de manera que haureu de prestar molta atenció a la reserva d’un hotel.
- L'elecció del moment més favorable: celebrar una gira de premsa pot coincidir amb les dates de publicació de publicacions clau.
- Fer una ruta: no ha de ser gaire llarg, en cas contrari els convidats estaran cansats. És recomanable afegir més entreteniment als periodistes d'interès. També cal tenir en compte totes les qüestions organitzatives. Si s’entén que els convidats es mouran de manera independent, s’han d’indicar les parades amb certs signes. Si s’organitza una excursió, haureu de pensar en el transport i el temps de recollida, així com triar un guia professional.
- Realitzant una llista de convidats: tots els convidats reben invitacions oficials, que s’han d’enviar prèviament. Tot i que l'esdeveniment és accessible a tothom, els treballadors dels mitjans de comunicació haurien de ser notificats per separat. Per certes raons, no tots els convidats podran participar a la gira de premsa, però poden estar interessats. En aquest cas, heu d’enviar tots els documents relacionats per correu electrònic.
- Preparació dels materials necessaris: disseny creatiu d’un programa de visites de premsa, diversos fulletons sobre les activitats de l’empresa, inclòs un comunicat de premsa, etc.
- Selecció d’un moderador qualificat: la seva tasca és dirigir conferències i representar l’empresa. És ell qui explica als periodistes les novetats que van servir d’ocasió d’informació per a la gira de premsa.
- La preparació de records temàtics i regals per als periodistes és una espècie de bonus addicional al final, que augmenta l’estat d’ànim i la lleialtat dels convidats.
Algunes normes importants
Durant l'esdeveniment de relacions públiques, els convidats han d'estar còmodes i despreocupats. Haurien de sentir que en qualsevol moment seran ajudats i resolts tots els problemes i problemes. Periodistes: els convidats són molt delicats i paren molta atenció fins i tot a les petites coses més petites. Per això, convé observar una sèrie de normes senzilles, però molt importants:
- No heu d’estalviar en aliments, begudes, transport i hotel. El tour de premsa està dirigit als periodistes, per la qual cosa se'ls ha de donar una benvinguda digna.
- Les condicions per a la col·locació dels organitzadors en cap cas han de ser millors que les dels convidats; això es notarà immediatament i, possiblement, es reflectirà en les ressenyes.
- El millor és allotjar a la premsa i representants de l’empresa a prop. Així, tindran més oportunitats de comunicar-se en un ambient informal i relaxat, de construir relacions de confiança i obtenir més informació.
- Es recomana dividir els convidats en grups reduïts si n'hi ha massa. S’ha d’adjuntar un assistent a cadascun, que ajudarà els seus membres. Serà molt més fàcil contactar amb periodistes.
De la teoria a la pràctica
Com es practica una gira de premsa? Com es realitza exactament l'objectiu principal de l'esdeveniment: la difusió d'informació sobre el fabricant a través de publicacions en mitjans de comunicació? Aquests problemes es poden veure clarament en un dels exemples més significatius d’una gira de premsa.
