Al món modern, realitzem periòdicament un gran nombre de trucades telefòniques: per a negociacions sobre problemes laborals, comunicació amb familiars, amics i coneguts. De vegades durant el dia el nostre telèfon simplement no s’atura. Tanmateix, pocs en els nostres temps caòtics pensen en com organitza i correctament les seves converses per telèfon. Però l'etiqueta telefònica és una part integrant de la cultura que les bones maneres de la vida real.
Una paraula descuidada o una frase fora de lloc poden arruïnar immediatament tota la impressió positiva que s’havia fet prèviament a l’interlocutor. Per tal d’evitar greus errors, és molt important controlar el seu discurs i respectar les normes bàsiques d’etiqueta telefònica.
Per començar, qualsevol conversa empresarial no hauria de consumir molt de temps. Recordeu que tots som gent ocupada i que ningú pot passar minuts preciosos parlant per telèfon amb algú durant l’horari comercial. Si la pregunta és massa important i seriosa per solucionar-se ràpidament, ajornar-la per continuar la conversa en persona. Intenteu no trigar més de cinc minuts de la vostra parella. En cas contrari, ja serà lleig per part seva.
L’etiqueta de comunicació telefònica també determina la màxima espera possible a la línia. Si l’abonat no té pressa per agafar el telèfon, no truqueu massa. Compteu sis pitjos i trenqueu la connexió. Això no us permetrà semblar massa persistent i fins i tot una mica obsessiu.
No us oblideu de la salutació educada del vostre interlocutor invisible. I en lloc del banal "Hola!" seria millor dir "Bona tarda!". Assegureu-vos de preguntar amb qui parleu. Si el receptor no rep la persona que necessita, pregunta si la persona que necessita pot parlar en aquest moment. En cap cas insistiu en el cas d’una resposta negativa. El millor és interessar-se per quant de temps serà més convenient ajornar la conversa.
L'etiqueta telefònica diu que, en cas de desconnexió, és precisament el participant de la comunicació qui va partir inicialment de la iniciativa. Per tant, si aquesta conversa és important, especialment per a vosaltres, no espereu que la persona torni a trucar primer.
Pot passar qualsevol cosa. Per exemple, heu desordenat el número de telèfon de l’abonat. Què fer en aquesta situació? Què ens aconsella aquesta etiqueta telefònica aquesta vegada? Si enteneu que clarament no esteu al lloc adequat, demaneu perdó per molestar la persona i la propera vegada marqueu el número amb més deteniment. Assegureu-vos de preguntar si heu comès un error. Si aquest interlocutor us ha trucat, es va adonar que havia marcat el número de forma incorrecta, no hauríeu de dir aquestes frases: "Qui sou?", "On truqueu?" i "Quin número estàs marcant?". Informeu atentament i amb tacte a la persona que no hi ha cap subscriptor necessari per aquest número.
Si la iniciativa de trucada prové de vosaltres, assegureu-vos de pensar prèviament en l’escenari de la pròxima conversa. L’etiqueta telefònica t’aconsella preparar un conjunt aproximat de frases i frases que es puguin pronunciar en aquest cas. Al cap i a la fi, les pauses incòmodes i el silenci al telèfon seran molt impol·lents en relació amb l’interlocutor. A més, per si de cas, no molt lluny de vosaltres, poseu paper i un bolígraf de manera que, si cal, podríeu anotar immediatament algunes dades i no fer que l'interlocutor esperés a la línia mentre busqueu tot el que necessiteu.
Si voleu observar l’etiqueta telefònica, no truqueu mai a una persona amb preguntes laborals al número de casa. Es considera la part superior de la mala forma. Deixa-li l’oportunitat d’oblidar-se dels negocis fins i tot en el seu temps lliure. Per a tots els moments de treball hi ha números especials. Només si el propi interlocutor suggereix en una trucada d'emergència al telèfon de casa, ho podeu fer sense por que sembli impol·lut.
