Un esdeveniment significa una reunió planificada i celebrada amb la participació d’un grup de persones: unes vacances, una reunió empresarial, un esdeveniment esportiu, una festa infantil, una campanya publicitària, etc. Com que l’esdeveniment sol assistir a un gran nombre de participants, és extremadament important tenir cura de la seguretat de tots els convidats, així com que eren còmodes, que ningú no s’avorreix, no hi ha queixes pel menú, l’actuació dels artistes, el disseny de la sala de reunions, etc. Per evitar sorpreses desagradables, heu d’anar amb compte Però per preparar-se.
La preparació dels esdeveniments comença amb la planificació. És millor preocupar-se per planificar l’esdeveniment amb antelació. Com més temps es deixi fins a una data significativa, més oportunitats de pensar les coses, pesar, evitar errors i rebre comentaris negatius dels participants. Els plans es fan d’acord amb les especificitats de l’esdeveniment, però hi ha recomanacions generals per a la planificació.
Què planificar
En primer lloc, l’objectiu. No es fa cap esdeveniment així. Els líders de l’empresa volen aconseguir determinats resultats: la formació d’una cultura corporativa, la promoció de béns al mercat, l’ampliació de plataformes per als negocis, la reunió d’empleats, la celebració de l’aniversari (reconeixement oficial dels seus mèrits a l’empresa), etc. El principal és que l’objectiu hagi de ser concret, clarament formulat i assolible.. Juntament amb la finalitat, també es determina el tipus d’esdeveniment (bufet, pícnic, vacances al parc aquàtic, etc.).
La següent etapa de planificació és el pressupost. Per molt que s’intenti l’organitzador, no serà possible realitzar totes les idees creatives si el pressupost no ho permet. Per tant, abans de decidir com elaborar un pla d’acció, haureu de decidir sobre les finances.
Es consideren els següents elements:
- nombre i sexe dels convidats (necessari per elaborar el menú, selecció de begudes);
- lloc de la cita;
- disseny i equipament tècnic;
- transport (si l’esdeveniment és fora);
- rodatge de fotos i vídeos;
- invitació de l'amfitrió, artistes;
- premis i regals;
- Cobertura mediàtica de l’esdeveniment (si cal).
Qüestionaris
Després d'aclarir els problemes anteriors, podeu començar a recopilar qüestionaris per als convidats. De manera que serà més fàcil tenir en compte els desitjos dels convidats. Segons els resultats de l’enquesta, és possible que hagueu d’ajustar el pla i estimar-lo. Oferim una llista aproximada de preguntes:
- Teniu previst assistir a l’esdeveniment?
- Si no teniu previst assistir a l’esdeveniment, doncs per quina raó?
- Com vau saber de l’esdeveniment?
- Com va ser el registre per a la participació a l’esdeveniment (molt senzill, senzill, sense cap problema, amb menors dificultats, amb dificultats)?
- Tens desitjos al menú?
- Qui pagarà la vostra participació a l’esdeveniment?
- Quins temes i qüestions de discussió us interessen?
- Tens alguna pregunta sobre l’esdeveniment, quins?
- Tens alguna pregunta per a l'amfitrió de l'esdeveniment, quines?
- Com voleu rebre informació sobre l’esdeveniment (adreça, correu electrònic, telèfon)?
- Altres
Les preguntes s’ajusten segons el tipus i el contingut de l’esdeveniment. L’objectiu principal és elaborar un qüestionari perquè l’organitzador rebi totes les respostes que li interessin. Això ajudarà a determinar com elaborar un pla d’acció, per evitar tot tipus d’ententesos. Així doncs, els socis comercials musulmans durant el banquet no tocaran la carn de porc (cosa que vol dir que el menú hauria d’incloure plats de pollastre, gall d’indi) i és possible que alguns acudits de la festa corporativa líder no semblin graciosos. Per descomptat, l’enquesta hauria de ser anònima.
Un cop recollida la informació, l’empleat procedeix directament a la preparació del pla.
Com planificar un esdeveniment: un exemple
El formulari del pla es desenvolupa d’acord amb GOST R 6.30-2003 “Sistemes de documentació unificats. Sistema unificat de documentació organitzativa i administrativa. Requisits per a la paperassa. " Tradicionalment, el pla enumera els tipus de treballs per a la preparació i la realització de l’esdeveniment, els terminis i els responsables. Al començament del document, s'indicarà el nom de l'organització i el tipus de document per a la seva aprovació, la data, el número i el lloc de la preparació del document, segell d'aprovació. Elaboració separada de documents financers, fulls d'aprovació i familiarització amb el document. En forma de diagrama, sembla alguna cosa així:
|
Jo aprovo --------------- --------------- (càrrec del cap de l'empresa) ------------------------------------- (Nom complet) (signatura) |
|||
|
Pla d’acció per a la preparació i la realització -------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- (nom de l'esdeveniment) |
|||
|
Data: Ubicació: L’objectiu de l’esdeveniment: |
|||
| No | Tipus de treball | Terminis | Responsable |
| 1. | Creació del comitè organitzador | 15/12/2014 | Nom complet |
| 2 | Elaboració d’un programa cultural | 15/12/2014 | Nom complet |
| 3. | … | ||
El pla també pot incloure columnes "resultats" i "notes".
El pla elaborat es discuteix amb la direcció de l'empresa, aprovat i comunicat als empleats. Les persones responsables posen les seves signatures al full de familiarització i reben una còpia del pla. Després, la pregunta: "Com elaborar un pla d'acció?" considerat tancat.
Per regla general, els esdeveniments se celebren diverses vegades a l’any, per la qual cosa un gestor d’esdeveniments o un altre especialista ha d’elaborar un pla d’acció anual. Com elaborar un pla d’acció per a l’any?
Pla anual
Abans de continuar amb l’elaboració del pla anual, heu d’analitzar les activitats de l’empresa durant l’any passat. A partir dels resultats del treball analític, es recopila un informe, el contingut del qual establirà objectius per als propers 12 mesos. Els esdeveniments celebrats durant el nou any natural aniran destinats a assolir aquests objectius precisament.
Els esdeveniments estan previstos per mes. Quants esdeveniments a realitzar cada mes - l'empresa decideix. Tot depèn dels objectius i els problemes pressionants. Es preveuen activitats puntuals i periòdiques. Els esdeveniments únics inclouen, en particular, la compra d'equips a una empresa estrangera. L’esdeveniment actual també se celebra una vegada, però dura un període de temps més llarg. Els esdeveniments periòdics es repeteixen en un interval de temps específic. Es pot desenvolupar personal (conferències, seminaris, seminaris), desenvolupament i implementació de projectes, esdeveniments corporatius i molt més. Tots els esdeveniments han de ser lògicament coherents entre ells quant a la viabilitat, el tema i el calendari de l’esdeveniment.
Formulari de pla anual
El pla anual s’elabora mitjançant un pla de treball general o un calendari. De vegades, ambdues opcions són adequades (per exemple, si els intèrprets treballen en organitzacions diferents). Considerem aquest tipus de plans amb més detall.
Al pla general anual, s’anota el número de sèrie, el nom de l’esdeveniment, els terminis, els resultats, els executius i una nota. El capítol "Resultat" indica el producte de les activitats dels especialistes: un esquema de procés o mecanisme, un projecte completat, un informe, un paquet de documents, etc.
| No | Nom de l’esdeveniment | Resultats | Terminis | Intèrprets | Notes | ||||
| Comença | Final | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Conferència internacional | Col·lecció de Resums | 15/01 | 17/01 | Nom complet | Nom complet | Nom complet | Hi participen estudiants d’universitats especialitzades | |
| 2 | Presentació d’una nova varietat de formatge | Informe sobre la presentació d’una nova varietat de formatge | 16.02 | 02.17 | Nom complet | Nom complet | Nom complet | Hi participen tecnòlegs de les empreses | |
| 3. | … | ||||||||
Quan s’elabora un calendari d’activitats, s’indiquen activitats per a cada mes. La unió entre el nom de l’esdeveniment i el mes està pintada. Un document pot semblar una cosa així:
| No | Nom de l’esdeveniment | Resultats | Intèrprets | 2014 | Notes | ||
| Gener | Febrer | Març | |||||
| 1. | Conferència internacional | Col·lecció de Resums |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1. | Elaboració d’un butlletí | Carta informativa | Gerent d’oficina | ||||
| 2 | Presentació d’una nova varietat de formatge | Informe sobre la presentació d’una nova varietat de formatge | |||||
| 2.1. | Elaboració de fullets | Volants | Departament de màrqueting | ||||
A més del pla anual, s'està desenvolupant una base de mesures, informes i formularis de control, així com annexos. Les aplicacions inclouen:
- registres financers;
- pla de comunicació, altre suport d’esdeveniments;
- anàlisi de riscos.
Tots els plans anteriors són per adults. Però es fan diversos esdeveniments amb nens. Els patrons de preparació de plans per als nois són aproximadament el mateix, però hi ha algunes característiques.
Com fer un pla d’acció per a nens
L’esdeveniment per a joves ciutadans difereix del d’adults, principalment, d’orientació educativa i (o) de millora de la salut. Els responsables són designats professors, psicòlegs, animadors, bibliotecaris, assessors en camps de salut i altres especialistes que treballen amb nens. Les especificitats de l’esdeveniment depenen de l’edat dels nens i de les tasques fixades. Considereu les característiques de la planificació d’esdeveniments en un camp d’educació infantil, escolar, biblioteca i esbarjo.
Preescolar
Les activitats de parvulari formen part del pla anual. Per a:
- matinees (dates temàtiques i de vacances);
- vacances esportives;
- dies i setmanes de salut (inclouen diverses activitats);
- reunions de pares, etc.
Per a cadascuna d’aquestes activitats s’elabora un pla o un escenari que és aprovat pel gerent i acordat amb el seu diputat. Indiqueu el nom de l’esdeveniment, la finalitat, les tasques, l’hora i el lloc de l’esdeveniment, l’equipament, l’inventari, el transcurs de l’esdeveniment (al guió) i els responsables. A continuació, es mostra un exemple d’un pla d’acció del Dia de la salut:
|
Afirmo: cap de --------------- (Nom complet) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Acordat: Cap adjunt d’OIA ------------------------------ (nom complet) "____" ______________ 2014 |
|||
| Pla d'acció del dia de la salut (data) | |||
| Hora i lloc | Nom de l’esdeveniment | El grup | Responsable |
|
8.00 - 8.30 Poliesportiu |
Gimnàstica matinal | Tots els grups | Educadors grupals |
|
10.00 -10.30 Pavelló esportiu |
Curses de relleus | Grup sènior | Instructor d’educació física, educador de grup |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Piscina |
Oci esportiu "Neptú ens va venir" | Grup mitjà | Instructor de natació, infermera, educadora de grup |
| Durant el dia | Reportatge fotogràfic del Dia de la Salut | Tots els grups | Mestres de grups, professors ajudants |
En funció de les particularitats de l’esdeveniment, es poden indicar els resultats esperats (reducció de la incidència d’alumnes, formació d’idees sobre un estil de vida saludable en els nens, augment del nivell de cultura pedagògica dels pares, etc.).
L’escenari de l’esdeveniment per a preescolars són jocs, actuacions basades en contes de fades, trucs de màgia, atraccions. És important que les vacances siguin interessants, divertides, vibrants i, el més important, útils per a nens.
Escola
Es preveuen activitats per a estudiants durant el curs escolar i durant les vacances. Els plans d’acció són elaborats pel professor, el professor de classe, el professor d’educació física, el professor organitzador i el psicòleg. Els plans elaborats pels professors són revisats i aprovats pel professor. Els objectius i els objectius de l’esdeveniment estan previstos, els resultats esperats, es designen els responsables. A l’hora de fer plans es té en compte l’edat dels nens, els seus interessos, problemes a la classe (rendiment acadèmic, comportament, relacions en equip, etc.), així com factors objectius (temporada, tipus d’assentament, sobretot terreny, clima, etc.). dates memorables. D'acord amb això, es celebren esdeveniments sobre els temes de "Cavallers i Princeses", "Conèixer el Teatre Musical", "Vacances d'estiu", "Van buscar la pàtria" i d'altres. El més important és que els nens hagin d’estar interessats. Els mateixos estudiants també participen en la preparació i planificació de l’esdeveniment. Com fer un pla d’acció? La mostra es presenta a la taula.
|
Jo aprovo Director núm. --------------------------- (nom complet) |
||||
| Pla educatiu de vacances de tardor | ||||
| No | Esdeveniment | Data | Classe | El temps |
| 1. | Visita al Teatre de Comèdia Musical | 28/10/2013 | 11 | 16 h. |
| 2 | Operació Curar un llibre | 29/10/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Biblioteca infantil
El personal de la biblioteca s’assegura que els nens llegeixin més i agradin els llibres. Amb aquesta finalitat, se celebren vetllades literàries, concursos, subhastes, etc. Com elaborar un pla d’acció a la biblioteca? Aquest treball es realitza en diverses etapes. Es selecciona el tema de l’esdeveniment, es determina la seva finalitat i l’orientació per edat. D’acord amb l’edat dels participants, es seleccionen obres literàries, s’elabora un guió.
Els bibliotecaris no oblidem la publicitat: es fan cartells, fulletons, invitacions. Un punt important és la preparació de material il·lustratiu. L’esdeveniment en sí es grava, s’analitza i es promociona als mitjans de comunicació. El formulari del pla pot ser una cosa així:
| No | Formulari d'esdeveniments | Nom de l’esdeveniment | El públic | Data |
| 1. | Pageant | Dia de Sant Valentí | Estudiants de secundària | 14/02/14 |
| 2 | Pregunta i resposta al vespre | "Qui sap més contes?" | Preescolars i estudiants de primària | 18/03 |
| 3. | … |
