L’acta de la reunió és un document que reflecteix totes les decisions importants d’aquest esdeveniment. La redacció incorrecta, tant pel que fa al significat com pel que fa al disseny, pot provocar que els participants a la reunió la disputin. A més, hi ha el risc potencial de prendre decisions de gestió incorrectes si l’acta de la reunió de producció conté informació enganyosa. Organitzar-lo correctament us ajudarà a un conjunt de recomanacions senzilles.
El text d’aquest document sol contenir dues parts: introductòria i principal. L’acta de la reunió (el seu primer semestre) inclou una descripció dels principals paràmetres de l’esdeveniment: posició, nom complet participants, president i secretari. Quan un dels presents presenta un estatus especial (convidat, expert, observador, etc.), això també es nota en el document. Si a la reunió hi van assistir moltes persones, l’acta de la reunió pot contenir dades sobre elles en un full independent, que és una aplicació inseparable del document. La secció introductòria finalitza amb una agenda que conté una llista de problemes tractats. És convenient convidar-los a tenir importància, però pot haver-hi altres factors que afectin el lloc a la llista de preguntes. Per exemple, l’estructura de l’agenda pot dependre de la relació lògica d’una part dels seus problemes o de l’ocupació de les persones que participen a l’esdeveniment. El document en si s’executa a la capçalera de l’organització (la seva unitat), s’ha d’indicar quan ha tingut lloc la reunió.
L'acta de la reunió a la part principal hauria de correspondre a la presentació. En particular, els seus punts han d’anar en el mateix ordre que a l’ordre del dia. L’algoritme per construir un text que reculli informació de cada punt de l’ordre del dia és el següent: “escoltat”, “parlat”, “decidit”. La regla principal d’aquesta part del protocol és que no s’hauria de convertir en una mena de transcripció.
En particular, el subtítol "escoltat" descriu qui va ser el conferenciant principal del tema, el que va suggerir arran del seu discurs. Per als ponents, els participants també indiquen qui va dir el que van proposar. La decisió fixa la posició final de la majoria dels participants a la reunió. Si es va adoptar per votació, s'indicarà quantes persones van ser a favor, quantes van ser en contra, així com el nombre d'abstencions. Segons la importància dels problemes tractats, es poden enumerar els noms complets. persones que han pres aquesta o aquella posició.
El protocol de la reunió el redacta el secretari, el document el signen l'executiu i el president de la reunió. La font d'informació per a la seva recopilació són esborranys escrits a mà, notes realitzades mitjançant un gravador de veu, transcripcions. Si la resolució de problemes identificats durant la reunió requereix l’autoritat d’un alt funcionari que no hagi participat a la reunió, es podrà proporcionar aprovació addicional per a les decisions d’aquest cap. El protocol signat i registrat es pot enviar tant com a document únic, com en forma d’extractes per a funcionaris, als quals només s’aplica part de les preguntes.
