Qualsevol document analític és una eina de categoria de gestió que permet prendre la decisió correcta. El document mostra una visió general d’un tema específic de recerca, amb conclusions sobre el resultat, indicant els mètodes per a la seva implementació. Podeu incloure informació a la nota d’estudis i troballes anteriors.
Estructura del document
A nivell d’actes normatius, l’estructura del document no està definida, no hi ha requisits estrictes per a la seva elaboració. En la documentació s'ha desenvolupat una certa pràctica, es distingeixen els punts obligatoris següents:
- capçalera de document, títol;
- anotació;
- introducció;
- l’essència del problema descrit, és a dir, la part principal del document;
- conclusions i conclusions;
- Signatura de l’original i la data.
Al final del document, després de les conclusions, hi pot haver una llista de la literatura utilitzada, informes que el seu autor es basava en escriure la nota i una llista d’aplicacions.
Cap i títol del document
Aquesta part del document està elaborada d'acord amb les normes adoptades en el flux de treball empresarial.
Un exemple d'escriptura de notes analítiques:
El cap de la LLC …
F.I.O.
(de) qui
El cap de la unitat estructural ….
F.I.O.
Nota analítica
Si el registre intern de documents es preveu pel registre, s'afegirà la data i el número de sortida de la nota.
Anotació o paraula prèvia
Aquest paràgraf del document proporciona una breu descripció de l’essència del problema. Si parlem de la comunitat científica, es pot indicar l'objectiu principal i els mètodes que s'han utilitzat en l'anàlisi de les dades. En aquest paràgraf de la nota es poden descriure les fonts de dades, la justificació del seu ús. S’ha de mostrar l’objectiu estratègic, la consecució del qual va inspirar l’autor del document a realitzar investigacions.
Considereu l’exemple d’escriure notes analítiques.
Si el document es relaciona amb la gestió interna de documents, la prefaci pot ser generalment curta:
… Sobre els resultats de l'inventari del número de magatzem …. realitzat … data …
o
… Sobre l'avanç dels treballs previstos per al trimestre actual pel departament … nom …
Si parlem de documents utilitzats a la comunitat científica o d’anàlisi d’un problema greu, pot ser que la prefaça pugui semblar així:
… Resum: Durant els últims 3 mesos, es va fer una anàlisi de la demanda del cotxe per als consumidors per les seves categories i marques a la botiga … el nom …
L’estudi s’ha realitzat mitjançant l’anàlisi clàssica multivariant. Les dades es resumeixen en una taula comuna amb una avaluació de tots els factors en una escala de deu punts. Segons els resultats de la investigació, el líder indiscutible va ser identificat … amb el nom del vehicle …
Exemples de redacció de notes analítiques del departament de vendes d'una empresa:
… L'empresa … nom … durant 6 mesos, una anàlisi dels resultats del departament de vendes. Com a resultat, es van identificar diverses desviacions respecte als indicadors previstos amb possibles raons per a la seva aparició.
|
L’indicador que s’ha analitzat |
el pla |
fet |
desviació% |
raó |
|
Rebuts en efectiu de vendes, RUB |
||||
|
Existències de magatzems ……….. |
La part principal del document
En aquesta part de la nota, es recomana adherir-se a una estructura determinada:
- Descripció del problema que cal analitzar.
- Mètodes emprats en l'anàlisi.
Si el document resulta com a resultat voluminós, és possible compondre el contingut amb la indicació de números de pàgina, noms d'una determinada part del document.
L’èmfasi principal és en les tècniques d’anàlisi amb conclusions preliminars. Si en el treball es van presentar certes teories, es veuran al document. El més important és que l’estructura de la part principal del document té lògica.
Considerem l'exemple d'escriure notes analítiques, una descripció de l'essència del problema.
Gestió de l'empresa …. Vaig contactar amb la nostra organització a causa que durant els darrers dos anys al departament de vendes hi ha hagut una disminució constant dels beneficis. Durant les negociacions, es va revelar que no hi va haver una disminució del nombre de clients, per contra, durant els darrers dos anys el seu nombre ha crescut un 20%. Al mateix temps, els ingressos van disminuir un 30%. A l’hora d’analitzar les activitats del departament de vendes, s’han utilitzat els mètodes següents ……………..
La part final, conclusions
Una nota analítica d'una empresa (en aquest article hi ha exemples) o d'un científic, la política no pot ser sense conclusions. A més, es considera que un document que conté una previsió i recomanacions per a accions posteriors és un document elaborat de forma correcta. I la construcció d’aquestes conclusions i recomanacions només s’ha de basar en la investigació realitzada i els resultats obtinguts com a resultat. En aquest cas, no s’han de repetir les conclusions, és a dir, amb les prèviament obtingudes, que s’expressen a la part principal de la nota.
La nota analítica (exemples a continuació) no ha de contenir cap contradicció, sobretot a la part final, s'ha de buscar una relació clara entre les conclusions i l'anàlisi al document. No hi ha “discursos” finals que no estiguin justificats pel text anterior, és a dir, cap conclusió personal.
Penseu en una mostra analítica de mostra (exemple).
… Per eliminar les pèrdues de vendes observades durant els darrers 2 anys, haurien de planificar les mesures següents:
|
Efecte econòmic previst |
Per quina data s’han de celebrar esdeveniments |
Acció necessària |
Responsable |
No es recomana treure conclusions en més d’una pàgina A4.
Signatura i aplicacions
Al final del document, es registra necessàriament la posició i el nom complet (amb descodificació) de l’autor. Si l’anàlisi ha estat realitzada per diverses persones, s’han d’indicar. S'adhereix la data d'escriptura de la nota i la signatura. Si el document està dissenyat per a un ampli ventall de persones o es transfereix a una altra unitat estructural de l'empresa, podeu especificar les dades de contacte per obtenir informació.
Les notes analítiques (exemples que hem revisat) poden tenir aplicacions. Es tracta de documents addicionals que poden contenir gràfics i dades intermèdies, una llista de termes que es van utilitzar o fórmules per als càlculs utilitzats per l’autor. Podeu especificar una llista de referències, la informació a partir de la qual ha estat la base de l’anàlisi.
