Tothom coneix la paraula protocol. Els treballadors de l'oficina ho escolten regularment durant les reunions, els agents de policia l'utilitzen en les seves activitats professionals, i els caps d'estat i diplomàtics es veuen obligats a complir les normes que se'ls dictin. Què és un protocol? A continuació, ho descobrirem
El significat del concepte de protocol
Com a nombre considerable d’altres termes, aquesta paraula té diversos significats. Tot depèn del camp d’activitat en què s’apliqui el concepte desitjat. Així doncs, considerarem les situacions més habituals quan és habitual parlar sobre un protocol.
Si parlem de l’entorn empresarial, el protocol és un document que descriu l’esdeveniment (reunió, reunió, consell d’administració, etc.).
Ja hem esmentat anteriorment sobre la policia, que també sovint elabora un document similar. En aquest cas, hi ha implicat el fet d’un delicte o delicte.
En el format internacional, un protocol és un conjunt de regles que s’han de seguir en les reunions oficials entre funcionaris del govern i funcionaris diplomàtics. Per exemple, hi ha un protocol de reunions entre caps d’estat o una visita al president.
Tanmateix, en aquest article ens centrarem en el concepte de protocols empresarials.
Acta de la reunió
Les reunions empresarials són una part integral de tots els processos en un entorn empresarial. Poden passar oficialment, tenint en compte l’hora designada i només a l’edifici d’oficines. Les dates de negocis informals també són molt populars. En el segon cas, podeu fer-ho sense confirmació de protocol de la conversa. Si la reunió és oficial, haurà de ser per escrit d’acord amb totes les normes.
El secretari o qualsevol altra persona amb autoritat es manté el protocol. Per continuar amb la conversa, intenteu esbrinar una llista aproximada de les qüestions que es tractaran a la reunió. La presència d’una gravadora de veu no serà superflu, per no faltar als detalls, perquè el protocol és una descripció molt detallada d’un esdeveniment empresarial.
S'han de fer constar els noms dels presents o absents. Per si mateix, podeu fer notes sobre la ubicació de tots els que vingueu a la reunió, de manera que es pugui indicar l’autoria de determinades paraules sense errors.
Al començament de cada reunió, es determina l’ordre de consideració de les qüestions, assegureu-vos d’anotar-lo de forma verbal.
Si la reunió va tenir un vot, indiqueu els resultats (quantes persones van votar a favor i quantes van votar en contra). En cas que hi hagués un nombre reduït de persones presents a la reunió, també teniu l’oportunitat d’anotar els noms i cognoms de tots els que votaren.
No anul·leu l’execució del protocol en un quadre llarg, ja que durant aquest temps podeu oblidar els detalls de la reunió.
Protocol de negociació
Les negociacions difereixen d'una reunió empresarial habitual, ja que solen discutir un o un parell de temes que tenen un paper important per a les dues parts. En aquest cas, el protocol és una oportunitat per arreglar tots els matisos de la conversa i els requisits de les parts. La qüestió que no sempre es planteja es resol immediatament després de les primeres negociacions, per la qual cosa els consellers o altres empleats necessiten temps i informació completa sobre la reunió.
El protocol de negociacions està elaborat amb el mateix principi que qualsevol document comercial.
Ha d’indicar la data de l’esdeveniment descrit, el número del document i la versió completa del nom. A continuació es presenta una introducció, que indica necessàriament la llista d’assistents i els principals temes de discussió.
A la part principal, la informació es divideix generalment en tres parts: “Escoltat”, “Parlat”, “Decidit. En la versió completa del protocol, es citen de forma verbal totes les paraules de tots els oradors, a més, en alguns casos, es duplica un extracte del protocol, duplicant una part determinada.
